Escribo esto como apuntes personales, y como reflexión para ayudarme a tomar una decisión. Lo publico por si puede ayudar a alguien. Aprovecho para probar Google Referrer program.

Si buscas ayuda para gestionar la migración o consultoría para ayudar en la toma de decisiones, puedes contactar conmigo.

Google Workspace (enlace referido, -10%) es una serie de servicios web que ofrece Google a las empresas (y grupos en general) bajo un mismo dominio. Al final es como tener una cuenta gmail y todas las posibilidades que esto te da, pero bajo un dominio propio.

En un principio, como muchos servicios de Google, empezó como Beta, en fase de pruebas, y era gratuito, pero en el año 2012, decidieron profesionalizarlo y cobrar 50€/usuario al año. Aun así, para los que lo tenían de antes, mantuvieron el servicio gratuito. Hasta este año. 10 años después, han decidido quitar el servicio gratuito. Después de haber disfrutado más de 10 años de un servicio de forma gratuita, no puedes exigir nada a nadie, y aunque fastidie, no queda más que decir gracias por todos estos años. Pero ahora, ¿qué opciones tengo?

• Pasar a suscripción de pago.
• Eliminar la cuenta y perder todo (o migrar).
• Opción intermedia, perder algunos servicios (mail etc.) pero mantener otros (Youtube, photos etc.).
• Bonus: Opción especial para mantener gratis. (ONG)
• Bonus: Opción especial para mantener gratis. (pequeñas)

Opción A: Pasar a suscripción de pago

Esta es la opción más fácil. Si los servicios que te ofrece te sirven, paga por ellos. Hay diferentes opciones, desde 4,68€ por usuario al mes.

No hay más que meter un método de pago en la consola de administración y upgradear el servicio. Podéis seguir las instrucciones de Google en este enlace.

Esta era mi idea inicial, no me importa pagar esa cantidad porque el servicio que me ofrece lo merece. Pero claro, como el servicio era gratuito, yo he ofrecido usuarios a familiares y amigos, incluso había creado alguna cuenta para gestionar suscripciones etc. y claro,
«4,68 €/usuario * 10 usuarios = 46,80€ al mes»
Y esa cantidad no estoy dispuesto a pagar por dar servicio a familiares y amigos, así que empecé a plantearme la opción de migrar a otro servicio, con sus pros y sus contras.

Opción B: Eliminar el servicio y migrar.

Otra opción más drástica, pero necesaria si tienes muchos usuarios y no estás dispuesto a pagar esa cantidad, es eliminar el servicio completamente. Para ello, desde el panel de administración, hay que quitar las suscripciones que se tengan y luego desde el menú cuenta, eliminar definitivamente la cuenta.

• Instrucciones de Google para quitar suscripciones
• Instrucciones de Google para eliminar la cuenta definitivamente

Claro que, antes de eliminar Google ofrece varios servicios para poder descargar toda la información almacenada, que a lo largo de los años se acumulan muchas fotos, documentos, correos…

Esta es la opción que usaré en algunos dominios en los que usé el servicio porque era gratuito y me daba la opción de tener correos con mis dominios, pero que luego redireccionaba a mi cuenta principal.

Opción C: Ni pagar ni perder todo

Hay un servicio de Workspace, que yo no conocía: Cloud identity. Según he entendido, sirve para gestionar los usuarios que tenemos pero sin algunos servicios que ofrece Workspace. De esta forma los usuarios pierden acceso a Gmail y Calendar por ejemplo, pero mantienen otros servicios como Youtube o Photos.

Cloud identity tiene una opción gratuita, «Cloud Identity Free», y una de pago. Ojo con los compromisos que cogemos porque nos puede pasar en un futuro, lo mismo que nos pasa ahora.

Información de Google sobre Cloud Identity

Esta opción voy a usar en algún dominio que sus usuarios usaban youtube y/o drive, pero no lo suficiente para pagar por el servicio de Workspace, porque el correo lo redireccionaban. Si quiero mantener sus cuentas de correo, tendré que contratar el servicio de correo en algún hosting (normalmente de pago).

Opción D: Gratis para las ONG

Para las organizaciones sin ánimo de lucro, hay una opción especial, ya que Google ofrece este servicio gratuitamente. Hay que demostrar que se está en esa situación registrándose en TechSoup, organización que ayuda a otras organizaciones a la digitalización, agrupando ayudas que ofrecen entidades como Google (también se pueden conseguir servicios gratuitos de Microsoft, Amazon… ). No es fácil darse de alta, porque piden algunos certificados oficiales para demostrar que eres organización sin ánimo de lucro, pero una vez registrado, hacer la petición en Google es bastante sencillo.

Aquí explican el proceso completo en Google.

Tengo un par de clientes que cumplen requisitos, así que migraremos a la versión para organizaciones sin ánimo de lucro. Más vale que vaya bien, porque uno de ellos tiene 15 cuentas de usuarios antiguos pero que todavía usan ese correo en muchos sitios, y otro que tiene algo más de 200 usuarios a los que no les puede quitar la cuenta.

Son dos asociaciones, que no tienen dinero como para poder pagar esos servicios ya que son organizaciones sin ánimo de lucro, que todo lo que entra, sale.

Opción E: Opción para familias o pequeños grupos

La opción más escondida de todas, la que no está en todos los listados. Para pequeños grupos o familias que han usado el servicio gratuito, pero que no se lucran con la actividad que hacen, Google ha habilitado un formulario que se rellena y prometen contestar a tiempo con una solución para que puedas mantener el servicio. A 27 de febrero, no puedo contar más sobre esta opción, estoy a la espera de que me respondan.

Esta última opción es la que estoy tramitando con mi dominio, y estoy a la espera de respuesta, porque yo podría pagar por mi usuario pero no por el resto de usuarios del dominio (amigos y familiares), y tampoco estoy dispuesto a cobrarles a ellos.

Conclusiones

Como he comentado al principio, el principal objetivo de este post es ordenar mis ideas para ayudar en la toma de decisiones de un mismo problema en diferentes entornos en los que tengo que actuar.

Actualizaré el post según vaya consiguiendo más información, o según vaya haciendo pruebas.

Uno de los mayores problemas que encuentro es cuando tenemos dominios con usuarios de diferentes tipos. Es el caso de mi dominio principal. Hay usuarios que hacen uso de los servicios activamente y pueden estar dispuestos a pagar por el servicio, pero hay otros usuarios que sólo usan el correo, y quieren mantenerlo, pero el uso es mínimo, y no les merece pagar por el servicio. El caso es que no es posible migrar algunas cuentas y mantener otras. El dominio tiene que estar íntegro en una única plataforma. Si migro a otra plataforma que ofrezca correo gratuito, tendría que migrar todos los usuarios, y hay usuarios que necesitan mantener los servicios actuales de Google. Podría mantener con Cloud Identity para la mayoría de servicios, pero en mi caso, Calendar es un servicio que no quisiera perder así que no planteo esa opción.

Esta última conclusión es por si lo lee alguien de Google y le parece buena idea: Lo ideal sería poder eliminar usuarios y poder redirigir los correos llegados a esas direcciones a otras direcciones externas. De esta forma, los usuarios que hacen poco uso, podrían pasarse a otra plataforma con otro dominio pero seguir recibiendo los correos del dominio actual, y los usuarios que quisieran seguir, seguirían. También sería interesante si cada usuario pudiera gestionar sus pagos, en vez de tener que hacerlo como dominio. De esta forma podría elegir cada usuario si quiere quedarse y pagar o marcharse.

Actualizacion (Mayo 2022):

• El alta en TechSoup de una ONG, es un proceso lento, pero si tienes todos los papeles bien, sin problema.
• Loc colegios profesionales, aunque no tengan ánimo de lucro no entran en TechSoup, y se quedan en un limbo extraño. Todavía estamos viendo como gestionar este cambio.
• La opción para familiares, debe estar en otro limbo porque no me han contestado más que para decir que se cierra el ticket.
• Para las opciones básicas, han sacado una oferta, gratis hasta agosto y 50% de descuento durante el siguiente año, así que, me he suscrito.